W moim długim stażu w branży nie raz przekonałem się, jak nieocenione mogą być dobre konferencje. To nie tylko szansa na zdobycie najnowszej wiedzy, ale przede wszystkim na nawiązanie cennych kontaktów. Jednak samo zapisanie się na wydarzenie to dopiero początek. Kluczowe jest strategiczne podejście do planowania, które pozwoli w pełni wykorzystać potencjał takiego spotkania. Bez odpowiedniego przygotowania łatwo poczuć się zagubionym wśród natłoku informacji i prezentacji.
Zastanawiałem się ostatnio, jak bardzo zmienił się rynek szkoleń i konferencji. Kiedyś wybór był ograniczony, dziś praktycznie każdy może znaleźć coś dla siebie. Warto jednak pamiętać, że jakość oferty bywa różna. Dlatego tak ważne jest, by wiedzieć, czego szukamy i jak to znaleźć. To trochę jak z wędkowaniem – można siedzieć cały dzień i nic nie złapać, ale z odpowiednim sprzętem i wiedzą, efekty przychodzą szybciej. Jednym z takich miejsc, gdzie można było zaczerpnąć inspiracji i poznać nowości, była na przykład EUROSON 2018, choć to wydarzenie już za nami, stanowi dobry przykład tego, czego można oczekiwać od dobrej konferencji naukowej.
Zdefiniuj swoje cele
Zanim zaczniesz przeglądać program, zastanów się, po co właściwie tam jedziesz. Chcesz poznać najnowsze badania w konkretnej dziedzinie? Szukasz potencjalnych partnerów biznesowych? A może chcesz po prostu zorientować się w panujących trendach i zobaczyć, co robi konkurencja? Jasno określone cele pomogą Ci filtrować oferty i skupić się na tym, co najważniejsze.
Dokładnie przeanalizuj program
Większość konferencji udostępnia program z wyprzedzeniem. Potraktuj to jako swoją osobistą mapę skarbów. Przeczytaj opisy sesji i prezentacji. Nie patrz tylko na tytuły. Często to właśnie podtytuły lub krótkie streszczenia zdradzają, czy dana prelekcja faktycznie odpowiada Twoim potrzebom. Zapisz sobie te, które wydają Ci się najbardziej obiecujące.
Zaplanuj sesje równoległe
Rzadko kiedy dwie sesje, które Cię interesują, odbywają się w tym samym czasie. Musisz dokonywać wyborów. W takich sytuacjach warto mieć przygotowany plan awaryjny. Jeśli wybrana sesja okaże się rozczarowaniem lub nie znajdziesz w niej tego, czego szukałeś, będziesz wiedział, dokąd skierować swoje kroki. Nigdy nie zasadzaj się na jedną salę.
Nie zapomnij o przerwach i networkingu
Często pomijamy znaczenie przerw kawowych czy obiadowych. A przecież to właśnie wtedy dzieje się magia networkingu. Ludzie są bardziej zrelaksowani, otwarci na rozmowy. Miej przygotowaną krótką „windę” – kim jesteś, czym się zajmujesz i czego szukasz. Nie bój się podchodzić do ludzi, zadawać pytań, wymieniać się wizytówkami.
Przygotuj pytania
Dobra prelekcja to taka, która rodzi pytania. Przygotowanie kilku z nich z wyprzedzeniem pokazuje, że jesteś zaangażowany i zainteresowany tematem. Pokazuje też, że zrobiłeś swoje „zadanie domowe”. Nie musisz zadawać pytań podczas samej sesji, możesz podejść do prelegenta po jej zakończeniu. To kolejna okazja do nawiązania kontaktu.
Zbierz materiały i podsumuj
Po konferencji prawdopodobnie będziesz mieć stertę materiałów – broszur, notatek, wizytówek. To cenny zasób. Poświęć czas na ich uporządkowanie. Przejrzyj notatki, zaznacz najważniejsze punkty. Zastanów się, jakie kontakty warto podtrzymać i jak to zrobić. Analiza po fakcie jest równie ważna jak przygotowanie przed.
Warto też pamiętać o tym, że konferencje to ciągle ewoluujący format. Obecnie wiele z nich oferuje również opcje online lub hybrydowe, co otwiera nowe możliwości. Niezależnie od formy, kluczem do sukcesu jest świadome podejście i wykorzystanie każdej okazji do rozwoju i nawiązania wartościowych relacji.
